Workflow-Management für sinnvolle Projektarbeit

War es früher die Haupteigenschaft und Funktion eines Portals, Wissen zu sammeln und den einzelnen Nutzern zur Verfügung zu stellen, hat sich dieser Bereich deutlich erweitert. Nicht nur der Inhalt der Datenbank interessiert, sondern nunmehr die Zusammenarbeit und der damit verbundene Ablauf von Anwendungsfällen.

Zusammenarbeit heißt Information und Reaktion

Dabei steht einer Kollaboration die Information voran. Schon in der Navigation und der Notation, der Information über bestimmte, für den Nutzer wichtige Neuigkeiten, sind Kommunikationskanäle verankert. Zu diesen zählen die Anfrage per Formular, E-Mail, Chats, Newsfeeds und Newsgroups sowie Foren und Communities. 

Allen Kanälen, so unterschiedlich sie in ihrer Ausgestaltung auch sind, ist eines gemein. Sie sollen dem Nutzer die Möglichkeit bieten, spezifische Informationen schnell und gut geordnet zu erhalten, bei der Informationsfindung zu helfen und somit den Grundstein für eine Zusammenarbeit mit anderen Nutzern zu legen.

Workflow für Konsistenz und Exaktheit

Dabei werden vor allem bidirektionale, also in beide Kommunikationsrichtungen ausgelegte, Methoden bevorzugt. Reaktions-E-Mails oder Antwortfelder in Chatanfragen geben erste Möglichkeiten einer stringenten Zusammenarbeit. Im Portal sind weiterhin bestimmte Regeln festzulegen, nach denen bearbeitete Dokumente und Dateien abgespeichert und benannt werden. Ebenfalls abzusichern ist die Datenkonsistenz – also die Einmaligkeit der Datei im System. Dadurch werden spätere Konfusionen verhindert.

Komplexe Zusammenarbeit im Portal

Der gesamte Bereich dieser Abläufe wird als Workflow-Management des Portals bezeichnet. Dadurch kann insbesondere auch asynchrone, arbeitsteilige Projektverwirklichung koordiniert werden. Schon die Zuteilung von Aufgaben innerhalb einer Gruppe nur anhand von Status, Auslastung und Befähigung des Mitarbeiters gestaltet sich als sehr umfangreich.

Workflow-Management im Portal

 

Weitergedacht können ganze Arbeitsabläufe und Projektstrukturen im Portal implementiert werden. Interessant ist dies insbesondere bei Projekten mit hohen planerischen Aufwand und extrem vielschichtigen Problemstellungen.

Automatisierte Reaktion auf Informationsfluss

In einem dynamisches Lieferantenmarktportal könnten beispielsweise die Konditionen konkurierender Lieferanten in Echtzeit ausgewertet werden. Das Ergebnis wird mit der eigene Kalkulation abgeglichen und diese entsprechend angepasst. Die Informationen führen über zugrundegelegte workflows also zu spezifischen Reaktion in Ihrem Unternehmen.

Das Workflow-Management muss aber von Beginn an klar geplant und entsprechend strukturiert angelegt werden. Das Konzept für Kollaboration und workflow gehört neben dem der Datenmigration und der Rollenplanung zu den schwierigsten und zeitaufwändigsten Teilen der gesamten Planung. Falls Sie dabei Unterstützung benötigen, einfach einen Termin vereinbaren. Wir befassen uns gern mit Ihrem Portal Projekt.