Mitarbeiterportal – die Evolution des Intranets

Zusammenarbeit im Unternehmen – das Mitarbeiterportal ist die praktische und auch logische Evolution aus dem Intranet eines Unternehmens. Von ehemals reiner Informationssammlung und –verteilung haben sich die Plattformen zu einer strukturierten Zusammenarbeit der einzelnen Mitarbeiter im Netzwerk entwickelt.

In technologischer Hinsicht wird dies durch die browsergestützte Anwendung unterstützt. Die Kollegen können sich jederzeit und überall einloggen, um an Projekten zu arbeiten, Nachfragen zu beantworten oder Rechercheaufgaben wahrzunehmen.

Verbindung aller Abläufe auf einer Oberfläche

Durch die Vereinigung der gesamten Daten, Prozesse und Anwendungsprogramme auf einer einheitlichen Oberfläche arbeiten die Angestellten schneller und einfacher zusammen. Die Abläufe und Prozesse werden effizienter durchgeführt, da die dazu notwendigen Anwendungen problemfrei anwählbar sind.

Effizienzsteigerung durch Portale

Hintergrund der Entwicklung des Mitarbeiterportals als universelles Arbeitsmittel im Unternehmen ist das Bedürfnis der Firmen, die eigenen Geschäftsprozesse zu verbessern. Je besser und einfacher die Kommunikation und Ablaufstruktur innerhalb eines Projektes ist, desto kosten- und ergebniseffizienter werden deren Durchführung und Umsetzung.

Kennzeichen von Mitarbeiterportalen

  • Verbindung zwischen interner Prozess- und Informationsstruktur und der Datenvielfalt des Internets - Die Mitarbeiter haben die Möglichkeit, auf sämtliche Informationsquellen von einer Oberfläche aus zuzugreifen.

  • Prozessoptimierung für Mitarbeiter - Die Vereinfachung und Optimierung der Informations- und Interaktionsmöglichkeiten am Arbeitsplatz verbessert die Arbeitsweise und Arbeitsgeschwindigkeit. Mitarbeiter sind dadurch motivierter und aktiver.

  • Mitarbeiterzufriedenheit - Die Wahrnehmung der durch die Nutzer (Mitarbeiter) wiedergegebenen Verbesserungs- und Veränderungsmöglichkeiten bildet einen weiteren Grundpfeiler bei der Portalentwicklung. Je zufriedenerer die Nutzer, desto höher die Produktivität. Dies ist gleichfalls auch ein Grundpfeiler der B2B- und B2C-Portale.
B2E Portal Funktionen

 

Damit die Kennzeichen der Mitarbeiterportale erfüllt werden können, sind gewisse Funktionen grundlegend bei der Planung und Umsetzung eines Portal Projektes:

  1. Suchfunktion – Entspringend aus der Entwicklung von einer Informationssammlung muss die Erlangung von Daten, sowohl aus internen als auch aus externen Quellen notwendige Basis sein.
  2. Single-sign-on – Der Mitarbeiter hat die Möglichkeit, sich via Benutzername und eigenem Passwort in das Portal einzuwählen.
  3. Datentransparenz – Sämtliche Datenformate müssen aktivierbar sein, sei es als Text, Tabelle, Ton- & Bilddatei.
  4. Verfügbarkeit – Mitarbeiter sollen sämtliche Portalfunktionen unabhängig vom originären Arbeitsplatz wahrnehmen können.

Grundpfeiler eines Mitarbeiterportals ist die grundlegende strategische und taktische Planung. Nur durch die Gewichtung der einzelnen Anforderungen und Gegebenheiten sowie der optimalen Verbindung zu den Portalzielen werden erfolgreiche Projekte durchgeführt.

Portal erstellen durch Einbindung der Mitarbeiter

Dabei kommt es neben dem Rückhalt beim Management vor allem auf die Einbindung der Mitarbeiter in den Planungsprozess an. Je besser und genauer die Bedürfnisse der Nutzer definiert werden, desto zielführender kann eine Umsetzung erfolgen. Durch Interviews und Praxistests lassen sich viele Notwendigkeiten des neuen Portals ermitteln.

Sollten Sie am Anfang einer Planung eines neuen Portal Projektes stehen oder die Erweiterung Ihres Intranets vorhaben, fragen Sie einfach nach unserer Unterstützung. Mit Hilfe unserer Expertise können Sie die Potentiale genauer identifizieren und bisher unbeachtete Problemfelder aufklären.